บริษัท สวีทตี้ จำกัด

ที่มาของบริษัท

ก่อตั้งในปี พศ.2534 ภายใต้ชื่อ บริษัท ไทยแอ็ดว้านซ์ฟูด(1991)จำกัด เพื่อผลิตและจัดจำหน่ายสินค้าประเภท นมเปรี้ยวพร้อมดื่มพาสเจอร์ไรส์ และโยเกิร์ตพาสเจอร์ไรส์ ตรา สวีทตี้  ซึ่งบริษัทฯได้วิจัย พัฒนา และคัดสรรวัตถุดิบที่ดี เพื่อนำมาผลิตสินค้า ที่มี จุลินทรีย์แลคโทบาซิลลัสสายพันธ์ดี CASEI ที่มีประโยชน์ต่อร่างกาย และรสชาติสินค้าที่ได้รับการยอมรับจากผู้บริโภค โดยบริษัทมีระบบการจัดจำหน่ายผ่านโมเดิร์นเทรด และหนุ่ม-สาวสวีทตี้ทั่วประเทศ

1 กรกฎาคม 2550 บริษัท ไทยแอ็ดว้านซ์ฟูด(1991)จำกัด ได้ร่วมทุนกับ บริษัท คัมพินา ประเทศเนเธอแลนด์ และได้เปลี่ยนชื่อเป็น บริษัท สวีทตี้จำกัด จนถึงปัจจุบันทั้งนี้ บริษัทฯไม่เคยหยุดนิ่งที่จะพัฒนาคุณภาพของผลิตภัณฑ์ ตลอดจนศึกษาพฤติกรรมผู้บริโภคอย่างต่อเนื่อง เพื่อนำมาเป็นข้อมูลในการพัฒนาคุณภาพสินค้า และผลิตภัณฑ์ใหม่ๆ โดยยังมุ่งเน้นความพึงพอใจของผู้บริโภคเป็นสำคัญ

นโยบายของบริษัท

เป็นผู้นำในอุตสาหกรรมนมที่เน้นการใช้จุลินทรีย์แล็คโทบาซิลลัสในกลุ่มโพรไบโอติคส์เป็นหลัก เพื่อสุขภาพและชีวิตที่ดี รวมทั้งมุ่งพัฒนาองค์กรและผลิตภัณฑ์ เพื่อนำ “สวีทตี้”ไปสู่ระดับสากล

ภารกิจ

-              ยึดมั่นในการผลิตสินค้า และคุณภาพสินค้าที่ได้มาตรฐานผลิตภัณฑ์อาหาร รวมทั้งการผลิตที่ใช้เทคโนโลยีที่ทันสมัย ภายใต้การควบคุมคุณภาพที่เข้มงวดทุกขั้นตอน

-              วางแผนการบริหารและกำหนดกลยุทธ์เพื่อก้าวสู่ความเป็นผู้นำในฐานะผู้ผลิต และจัดจำหน่ายผลิตภัณฑ์นมเปรี้ยวพร้อมดื่มพาสเจอร์ไรส์ และโยเกิร์ตในประเทศไทย

-              ขยายธุรกิจสู่ประเทศต่างๆ ในแถบเอเชียภายใต้ตราสินค้า สวีทตี้

การดำเนินงานของธุรกิจโดยรวม

-              รับสมัครสมาชิกเข้าร่วมทำธุรกิจ

-              รับสมัครผู้บริหารคลังสินค้า

-              รับสมัครพนักงานที่มีคุณภาพเข้ามาทำงานกับเรา

-              บริหารองค์กรด้วยธุรกิจเครือข่าย

-              บริการจำหน่ายนมเปรี้ยวพร้อมดื่มพาสเจอร์ไรส์ และโยเกิร์ตพาสเจอร์ไรส์

-              ผลิตสินค้าให้ทันกับความต้องการของลูกค้า

แผนผังการจัดการองค์กร

รูปที่  1   แผนผังองค์กร

หน้าที่ ปัญหา และการแก้ปัญหาของแต่ละแผนก มีดังนี้

ฝ่ายงานบริหาร

แผนกบัญชี  มีหน้าที่ดังนี้

- ควบคุมดูแลงานด้านการบริหารงานบัญชีและการเงิน รายรับ-รายจ่ายของบริษัท

- ควบคุมยอดทางด้านงบการเงิน วิเคราะห์งบการเงินในแต่ละเดือน

- ควบคุมดูแลจัดทำงบลงทุน งบกำไรขาดทุน งบดุล และปิดงบการเงิน 

- เบิกจ่ายรายจ่ายที่จัดสรรแล้วให้แก่แผนกต่างๆ

- ควบคุมอนุมัติรายจ่ายให้เป็นไปตามงบประมาณที่ได้จัดสรรไว้

ปัญหาของแผนกบัญชีคือ

1. อาจเกิดข้อผิดพลาดในการคิดบัญชีรายรับ รายจ่ายได้

2. ข้อมูลอาจเกิดการผิดพลาดได้ถ้าเอกสารไม่ถูกต้องหรือเอกสารสูญหายเพราะเอกสารมีจำนวนมากและไม่มีการจัดเก็บให้เป็นระเบียบ

3. เปลืองพื้นที่ในการจัดเก็บแฟ้มเอกสาร  เพราะเอกสารทุกชนิดจะจัดเก็บภายในแฟ้ม

4. รายงานทางการเงินที่ทำโดยมือจะทำให้เข้าใจได้ยาก เนื่องจากลายมือหรือรูปแบบของรายงานเพราะจะมีความหลากหลายและมีความแตกต่างกันไป

5. การจัดบัญชีรายรับ รายจ่าย ตัวเลขอาจจะตกหล่น ไม่ครบสมบูรณ์ ทำให้เกิดความผิดพลาดได้ง่าย

แผนกบุคคล  มีหน้าที่ดังนี้

-การจัดสรรหา พนักงานเข้ามาทำงานให้เหมาะสมตามความต้องการขององค์หรือแต่ละแผนก และการทำสัญญาการจ้างทำงานโดยยึดหลักนโยบายของบริษัทและความพึงพอใจของพนักงาน

-การบริหารค่าแรง สวัสดิการ ประกันสังคม  ภาษี

-การจัดทำแผนการอบรมพัฒนา ทำสถิติ ความต้องการในการจัดอบรม การหาและกำหนดตัวของวิทยากรที่ให้ความรู้

-ประเมินผลการปฏิบัติงานของพนักงาน ในการปรับค่าจ้าง

-สรุปยอดการปฏิบัติงานของการบริหารงานบุคคลประจำปี

ปัญหาของแผนกบุคคลคือ

1. การจ่ายเงินเดือนพนักงานตกหล่น เพราะสวัสดิการแต่ละคนไม่เท่ากัน

2. ตรวจสอบวันลา หยุด ของพนักงานทำได้ยาก

3. ไม่ทราบเวลาเข้า – ออกของพนักงานเพราะต้องเขียนอย่างเดียวง่ายต่อการปลอมแปลงลายเซ็นต์

ฝ่ายปฎิบัติการ

แผนกงานขาย/การตลาด   มีหน้าที่ดังนี้

- วิเคราะห์  วางแผน   กำหนดกลุ่มลูกค้าเป้าหมาย พร้อมทั้งรายชื่อ ลูกค้าเป้าหมายในแต่ละกลุ่ม และกำหนดเป้ายอดขาย ในแต่ละกลุ่มลูกค้า ที่มีความเป็นไปได้ ให้กับฝ่ายขายไปดำเนินการ

- วิเคราะห์ วางแผน จัดการ ให้มีการส่งเสริมการขาย ด้วยการวางแผน เข้าร่วม โครงการ กิจกรรม การประกวดผลงาน หรือผลิตภัณฑ์ ที่หน่วยงานหรือองค์กร ต่างๆจัดให้มีขึ้น ในแต่ละปี

- วิเคราะห์ วางแผน และดำเนินการสร้าง สื่อโฆษณาประชาสัมพันธ์  และ เผยแพร่ โฆษณา PR ไปยังสื่อต่างๆ

- วิเคราะห์ วางแผน กำหนดเป้าหมาย  และดำเนินการสร้าง ตัวแทนจำหน่ายและ ผู้สร้างระบบ(Implementor) ในแต่ละช่องทางจัดจำหน่าย สำหรับลูกค้า กลุ่มเป้าหมายแต่ละกลุ่ม เพื่อให้ได้ยอดขายตามที่กำหนด

ปัญหาของแผนกขายคือ

1. เอกสารมีจำนวนมาก  ทำให้การจัดเก็บไม่เป็นระเบียบ  ซึ่งมีเอกสารดังนี้

                                1.1  เอกสารข้อมูลลูกค้า

                                1.2  เอกสารข้อมูลการสั่งซื้อสินค้า

                                1.3  เอกสารเกี่ยวกับสินค้า

2. ข้อมูลมีความซ้ำซ้อน  เนื่องจากลูกค้า 1 ท่านมาซื้อสินค้าหลายครั้ง  แต่พนักงานขายก็เก็บข้อมูลทุกครั้ง  ทำให้มีเอกสารซ้ำซ้อน

3. ข้อมูลมีความแตกต่าง  เนื่องจากในการให้ข้อมูลของลูกค้าแต่ละครั้งมีความเปลี่ยนแปลงเช่น  เบอร์โทรศัพท์  ที่อยู่  เพราะลูกค้าอาจจะมีเบอร์โทรศัพท์หลายเบอร์และมีการย้ายสถานที่อยู่เรื่อย  ๆ

4. เป้าหมายของบริษัทไม่เป็นไปตามความต้องการของลูกค้า

               

ฝ่ายธุรการ

แผนกประชาสัมพันธ์  มีหน้าที่ดังนี้

- ดำเนินการประชาสัมพันธ์ทั้งภายนอกและภายในของบริษัท รับเรื่องร้องเรียนจากลูกค้าและพัฒนา และติดตามลูกค้าทางโทรศัพท์และทางจดหมายสื่อสารและประชาสัมพันธ์ให้ลูกค้าทราบข่าวสารของบริษัทปัญหาของแผนกประชาสัมพันธ์คือ

1. การติดต่อสื่อสารขัดข้องเพราะลูกค้ามีจำนวนมากและบางครั้งลูกค้าได้มีการเปลี่ยนแปลงข้อมูลโดยไม่แจ้งให้ทราบทำให้ไม่สามารถติดต่อลูกค้าได้

2. สื่อสารกับลูกค้าไม่เข้าใจ

แผนกคลังสินค้า/จัดซื้อ มีหน้าที่

- ดูแลความเรียบร้อยและตรวจเช็คสินค้าที่อยู่ในคลังสินค้า รวมทั้งสั่งซื้อสินค้ามาเก็บไว้ในคลังสินค้า

- สรรหาวัตถุดิบที่มีคุณภาพตามความต้องการของฝ่ายต่างๆ ภายในบริษัท เพื่อมาใช้ในการผลิตสินค้าที่มีคุณภาพ

- Support หน่วยงานต่างๆ ให้สามารถดำเนินกิจกรรมได้ โดยต้องทำการเปรียบเทียบราคาของวัตถุดิบจาก Supplier หลายๆ เจ้า

- เลือกซื้อวัตถุดิบที่มีคุณภาพในราคาที่ต่ำ เพื่อลดต้นทุนในการผลิต

ปัญหาของแผนกคลังสินค้า/จัดซื้อ

1.ค้นหาเอกสารข้อมูลสินค้าได้ยาก เนื่องจากเอกสารมีจำนวนมากและยังจัดเก็บไม่เป็นระบบ

2. ในการเช็คสต็อกอาจเกิดความผิดพลาดขึ้น เนื่องจากสินค้าจัดเก็บอยู่หลายที่ทำให้อาจลืมเช็คได้

3. ข้อมูลสินค้าสูญหายทำให้จำนวนสินค้าภายในคลังสินค้าอาจไม่พอหรือว่ามีจำนวนสินค้ามากเกินไป เนื่องจากไม่สามารถเช็คได้ว่าในคลังสินค้ามีจำนวนสินค้าอยู่เท่าไร

4. การสต็อกสินค้าไม่เพียงพอ

5. จัดหาวัตถุดิบไม่ได้ตามความต้องการของฝ่ายต่างๆ

6.วัตถุดิบบางตัวมีราคาค่อนข้างสูงทำให้ไม่ต้องตามเป้าหมายที่วางไว้

ฝ่ายโรงงาน

แผนกผลิตสินค้า มีหน้าที่ดังนี้

                มีหน้าที่ในการปฏิบัติงานตามนโยบายและหน้าที่ที่มอบหมาย สามารถทำงานกับเครื่องจักรได้เบื้องต้น พร้อมทั้งสามารถตรวจสอบคุณภาพสินค้าได้เบื้องต้น และต้องเข้าใจถึงกระบวนการการทำงานในแผนกนั้นๆ เพื่อความปลอดภัยในการทำงานของพนักงานเอง รวมทั้งสามารถแก้ไขปัญหาที่เกิดขึ้นหน้างานได้ เพื่อไม่ให้เกิดปัญหาระหว่างกระบวนการผลิต

ปัญหาของแผนกผลิตสินค้า

1. มีของเสียในกระบวนการผลิตมาก

2. แต่ละฝ่ายไม่ให้ความร่วมมือทำให้การติดต่อแต่ละฝ่ายไม่ราบรื่น

3. มาตรฐานในการทำงานไม่ชัดเจน

4. มีปริมาณของในกระบวนการผลิตสูงขึ้น

5. มีการส่งวัตถุดิบช้าเมื่อเกิดความล่าช้า ไม่สามารถหาผู้รับผิดชอบ

แผนกควบคุมคุณภาพ มีหน้าที่ดังนี้

                รับผิดชอบในการตรวจสอบคุณภาพของสินค้าและวัตถุดิบแต่ละประเภท ให้เป็นไปตามมาตรฐานเรื่องคุณภาพที่บริษัทกำหนด โดยร่วมกำหนดมาตรฐานคุณภาพสินค้ากับผู้บังคับบัญชา และให้ความสำคัญกับ กระบวนการตรวจสอบสินค้าทุกระบวนการผลิต เพื่อให้มั่นใจว่าสินค้าได้ผ่านการตรวจสอบคุณภาพก่อนถึงมือลูกค้า

ปัญหาของแผนกควบคุมคุณภาพ

1. สินค้าไม่ได้คุณภาพตามที่กำหนดไว้

2. มีการตรวจสอบที่ผิดพลาด

ปัญหาระหว่างแผนกที่เกี่ยวข้องกัน

ปัญหาระหว่างแผนกบัญชีกับแผนกบุคคล 

- แผนกบัญชีไม่รู้ว่าค่าจ้างที่ต้องจ่ายให้พนักงานในแต่แผนก เป็นจำนวนเงินเท่าไรเพราะแต่ละแผนกให้ค่าจ้างพนักงานไม่เหมือนกัน

ปัญหาระหว่างแผนกบัญชีกับแผนกงานขาย/การตลาด

-  แผนกบัญชีทำรายการขายสินค้าผิดเนื่องจากแผนกขาย/การตลาดสรุปยอดสินค้าผิด

 - แผนกบัญชีไม่สามารถสรุปยอดการขายได้เนื่องจากแผนกการขาย/การตลาดไม่สรุปยอดการขายส่งแผนกบัญชี

ปัญหาระหว่างแผนกบัญชีกับแผนกประชาสัมพันธ์

- แผนกบัญชีไม่สามารถจ่ายเงิน หากประชาสัมพันธ์ไม่แจ้งยอดของบประมาณในการ ประชาสัมพันธ์ให้แก่แผนกบัญชี

ปัญหาระหว่างแผนกบัญชีกับแผนกคลังสินค้า/จัดซื้อ

- แผนกบัญชีไม่สามารถจ่ายเงินให้แก่แผนกคลังสินค้าได้ หากแผนกคลังสินค้าไม่แจ้งของบประมาณในการจัดซื้อให้แก่แผนกบัญชี

ปัญหาระหว่างแผนกบุคคลกับแผนกบัญชี

- บุคคลได้รับเงินไม่ครบถ้วนหากแผนกบัญชีจ่ายเงินมาไม่ตรงกับจำนวนชั่วโมงการทำงาน

ปัญหาระหว่างแผนกบุคคลกับแผนกการขาย/การตลาด

- พนักงานไม่เพียงพอกับกับจำนวนสินค้าที่ต้องการเสนอขายแก่ลูกค้า

- พนักงานไม่มีทักษะในด้านการขาย/การตลาด

ปัญหาระหว่างแผนกการขาย/การตลาดกับแผนกบุคคล

- พนักงานขายสินค้าไม่ตรงกับที่แผนกขายตั้งราคาไว้

ปัญหาระหว่างแผนกการขาย/การตลาดกับแผนกประชาสัมพันธ์

-แผนกการขายอาจจะมียอดขายต่ำ หากไม่ได้รับประชาสัมพันธ์ที่เหมาะสมและทั่วถึง

ปัญหาระหว่างแผนกการขาย/การตลาดกับแผนกคลังสินค้า/จัดซื้อ

- แผนกการขายจะไม่สามารถขายสินค้าได้ หากสินค้าในคลังหมดและไม่แจ้งให้แผนกการขายทราบ

- หากแผนกคลังสินค้าไม่ทราบยอดสินค้า แผนกการขายก็จะไม่ทราบว่าจำนวนสินค้าว่าเพียงพอกับการขายหรือไม่

ปัญหาระหว่างแผนกการขาย/การตลาดกับแผนกผลิตสินค้า

- แผนกการขายไม่มีสินค้าที่จะจำหน่ายเนื่องจากแผนกการผลิตผลิตสินค้าได้ล่าช้า

ปัญหาระหว่างแผนกการขาย/การตลาดกับแผนกควบคุมคุณภาพ

- สินค้าที่จะนำมาขายไม่มีประสิทธิภาพเพียงพอต่อการขาย

ปัญหาระหว่างแผนกประชาสัมพันธ์กับแผนกบัญชี   

- แผนกประชาสัมพันธ์ไม่มีงบประมาณในการผลิตสื่อประชาสัมพันธ์เนื่องจากแผนกบัญชีไม่จ่ายเงินงบประมาณ

ปัญหาระหว่างแผนกประชาสัมพันธ์กับแผนกการขาย/การตลาด

- แผนกประชาสัมพันธ์ไม่รู้ข้อมูลในการประชาสัมพันธ์เนื่องจากแผนกการขายไม่ส่งขอมูลในการประชาสัมพันธ์

ปัญหาระหว่างแผนกคลังสินค้า/จัดซื้อกับแผนกบัญชี

- แผนกคลังสินค้ามีงบประมาณไม่เพียงพอต่อการจัดซื้อเนื่องจากแผนกบัญชีไม่จ่ายเงิน

ปัญหาระหว่างแผนกคลังสินค้า/จัดซื้อกับแผนกการขาย/การตลาด

- แผนกการขายไม่แจ้งยอดสินค้าให้หับแผนกคลังสินค้าทำให้แผนกคลังสินค้าไม่ทราบจำนวนสินค้า

ปัญหาระหว่างแผนกคลังสินค้า/จัดซื้อกับแผนกผลิตสินค้า

- แผนกผลิตสินค้าผลิตสินค้าล่าช้าทำให้คลังสินค้ามีสินค้าไม่เพียงพอในการสต็อกสินค้า

ปัญหาระหว่างแผนกผลิตสินค้ากับแผนกการขาย/การตลาด

- แผนกการขายไม่แจ้งจำนวนสินค้าให้แก่แผนกผลิตทำให้แผนกผลิตไม่ทราบจำนวนของที่เหลืออยู่

ปัญหาระหว่างแผนกผลิตสินค้ากับแผนกคลังสินค้า/จัดซื้อ

- แผนกคลังสินค้าไม่แจ้งยอดสินค้าที่ต้องการ

- แผนกคลังสินค้าไม่จัดซื้อวัตถุดิบในการผลิตให้แก่แผนกผลิตสินค้า

ปัญหาระหว่างแผนกควบคุมคุณภาพกับแผนกการขาย/การตลาด

- แผนกการขายนำสินค้าที่ไม่ได้คุณภาพมาวางขาย

สรุปปัญหาทั้งหมดของบริษัท

1.ข้อมูลอาจเกิดข้อผิดพลาดในการคิดบัญชีรายรับ รายจ่ายได้

2.ข้อมูลอาจเกิดการผิดพลาดได้ถ้าเอกสารไม่ถูกต้องหรือเอกสารสูญหายเพราะเอกสารมีจำนวนมากและไม่มีการจัดเก็บให้เป็นระเบียบเปลืองพื้นที่ในการจัดเก็บแฟ้มเอกสาร  เพราะเอกสารทุกชนิดจะจัดเก็บภายในแฟ้ม

3.รายงานทางการเงินที่ทำโดยมือจะทำให้เข้าใจได้ยาก เนื่องจากลายมือหรือรูปแบบของรายงานเพราะจะมีความหลากหลายและมีความแตกต่างกันไป

4.การจัดบัญชีรายรับ รายจ่าย ตัวเลขอาจจะตกหล่น ไม่ครบสมบูรณ์ ทำให้เกิดความผิดพลาดได้ง่าย

5.การจ่ายเงินเดือนพนักงานตกหล่น เพราะสวัสดิการแต่ละคนไม่เท่ากัน

6.ตรวจสอบวันลา หยุด ของพนักงานทำได้ยาก

7.ไม่ทราบเวลาเข้า – ออกของพนักงานเพราะต้องเขียนอย่างเดียวง่ายต่อการปลอมแปลงลายเซ็นต์

8.เอกสารมีจำนวนมาก ทำให้การจัดเก็บไม่เป็น

9.ข้อมูลมีความซ้ำซ้อน เนื่องจากลูกค้า 1 ท่านมาซื้อสินค้าหลายครั้ง แต่พนักงานขายก็เก็บข้อมูลทุกครั้ง ทำให้มีเอกสารซ้ำซ้อน

10.ข้อมูลมีความแตกต่าง เนื่องจากในการให้ข้อมูลของลูกค้าแต่ละครั้งมีความเปลี่ยนแปลงเช่น เบอร์โทรศัพท์ ที่อยู่ เพราะลูกค้าอาจจะมีเบอร์โทรศัพท์หลายเบอร์และมีการย้ายสถานที่อยู่เรื่อย ๆ

11.เป้าหมายของบริษัทไม่เป็นไปตามความต้องการของลูกค้า

12.การติดต่อสื่อสารขัดข้องเพราะลูกค้ามีจำนวนมากและบางครั้งลูกค้าได้มีการเปลี่ยนแปลงข้อมูลโดยไม่แจ้งให้ทราบทำให้ไม่สามารถติดต่อลูกค้าได้

13.สื่อสารกับลูกค้าไม่เข้าใจ

14.ค้นหาเอกสารข้อมูลสินค้าได้ยาก เนื่องจากเอกสารมีจำนวนมากและยังจัดเก็บไม่เป็นระบบ

15.ในการเช็คสต็อกอาจเกิดความผิดพลาดขึ้น เนื่องจากสินค้าจัดเก็บอยู่หลายที่ทำให้อาจลืมเช็คได้

16.ข้อมูลสินค้าสูญหายทำให้จำนวนสินค้าภายในคลังสินค้าอาจไม่พอหรือว่ามีจำนวนสินค้ามากเกินเนื่องจากไม่สามารถเช็คได้ว่าในคลังสินค้ามีจำนวนสินค้าอยู่เท่าไร

17.การสต็อกสินค้าไม่เพียงพอ

18.จัดหาวัตถุดิบไม่ได้ตามความต้องการของฝ่ายต่างๆ

19.วัตถุดิบบางตัวมีราคาค่อนข้างสูงทำให้ไม่ต้องตามเป้าหมายที่วางไว้

20.มีของเสียในกระบวนการผลิตมาก

21.แต่ละฝ่ายไม่ให้ความร่วมมือทำให้การติดต่อแต่ละฝ่ายไม่ราบรื่น

22.มาตรฐานในการทำงานไม่ชัดเจน

23.มีปริมาณของในกระบวนการผลิตสูงขึ้น

24.มีการส่งวัตถุดิบช้าเมื่อเกิดความล่าช้า ไม่สามารถหาผู้รับผิดชอบ

25.สินค้าไม่ได้คุณภาพตามที่กำหนดไว้

26.มีการตรวจสอบที่ผิดพลาด

ปัญหาและความเกี่ยวข้องกับระบบงาน

ระบบงานที่ต้องการพัฒนา

1. ระบบงานขาย/การตลาด

2. ระบบงานบัญชี

3. ระบบคลังสินค้า /จัดซื้อ

การประเมินความต้องการของบริษัท  
ตารางแสดงรายการ การทำงาน (Functions) หรือกิจกรรมทางธุรกิจทั้งหมดขององค์กร

แสดงการจำแนกกิจกรรม(Activites)  ของหน้าที่ของการทำงาน (Functions) ในบริษัท

รูปที่  2  แสดงการจำแนกกิจกรรม(Activites)  ของหน้าที่ของการทำงาน (Functions) ในบริษัท

แสดงความสัมพันธ์ระหว่างหน้าที่และหน่วยข้อมูลที่เกี่ยวข้อง (Function-to-Data Entities)

ตารางที่  1 แสดงความสัมพันธ์ระหว่างหน้าที่และหน่วยข้อมูลที่เกี่ยวข้อง

เกณฑ์ในการตัดสินใจ

1. เพิ่มจำนวนลูกค้า

2. สร้างความเชื่อมั่นให้กับลูกค้า

3. เพิ่มภาพลักษณ์ให้กับบริษัท

4. เพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน

5. เพิ่มผลกำไร

ขั้นตอนที่ 1
การค้นหาและเลือกสรรโครงการ

(Project Identification and Selection)

1.  ค้นหาโครงการที่ต้องการพัฒนา

จากการที่ได้สำรวจปัญหาของแต่ละแผนกและปัญหาระหว่างแผนกสามารถเลือกระบบที่ต้องการพัฒนาได้ดังนี้

1. ระบบงานขาย/การตลาด

2. ระบบงานบัญชี

3. ระบบคลังสินค้า/จัดซื้อ

ทางบริษัทได้จัดสรรงบประมาณในการพัฒนาระบบของบริษัททั้งสิ้น 450,000 บาท

ตารางที่ 2  การกำหนดชื่อโครงการ

2. จำแนกและจัดกลุ่มระบบ

ระบบทั้ง 3 ระบบที่ค้นหามาได้มีวัตถุประสงค์ดังนี้

1. ระบบงานขาย

วัตถุประสงค์เพื่อให้มีการทำการโฆษณาสินค้า ดึงดูดความสนใจแก่ลูกค้าที่มาจะมาบริโภคสินค้าของเรา

2. ระบบงานบัญชี

วัตถุประสงค์เพื่อจัดทำระบบบัญชีให้มีประสิทธิภาพ ใช้งานได้ง่ายต่อการทำงานและง่ายต่อการพัฒนาต่อ 

3. ระบบคลังสินค้า/จัดซื้อ

วัตถุประสงค์เพื่อให้มีการจัดเก็บข้อมูลทั้งหมดของการคลัง เพื่อให้สามารถตรวจสอบยอดต่างๆของสินค้าได้ 

ตารางที่  3  จำแนกวัตถุประสงค์ของบริษัท

จากตาราง พบว่าแต่ละระบบสามารถตอบสนองความต้องการของบริษัทได้ทั้งหมด แต่เนื่องด้วยทางบริษัทมีงบประมาณในการพัฒนาระบบจำกัด จึงต้องนำระบบทั้ง 3 มาพิจารณาใหม่อีกครั้งซึ่งจะต้องดูรายละเอียดของขนาดระบบ งบประมาณและผลประโยชน์ สามารถแสดงได้ดังตารางต่อไปนี้

ตารางเมตริกซ์  Information System –to-Objectives

ตารางที่  4   เมตริกซ์  Information System –to-Objectives

จากการพิจารณาโครงการทั้ง 3 โครงการตามวัตถุประสงค์ ขนาดของโครงการที่ต้องการพัฒนาและผลประโยชน์จะพบว่าโครงการที่ตรงตามวัตถุประสงค์และให้ผลประโยชน์แก่บริษัทมากที่สุดคือ ระบบการขาย กับ ระบบงานบัญชี แต่เนื่องจากข้อจำกัดด้านเงินลงทุนของบริษัท ทางบริษัทจึงเห็นควรเลือกพัฒนาโครงการระบบการขายซึ่งเป็นโครงการขนาดกลางที่ทางบริษัทสามารถให้เงินลงทุนได้และปฎิเสธโครงการพัฒนาระบบงานบัญชีเนื่องจากใช้งบประมาณในการพัฒนาสูงกว่า

การเสนอแนวทางเลือก ในการนำระบบพัฒนาระบบการขายมาใช้งาน

หลังจากที่ได้วิเคราะห์ระบบเดิมและพบว่าปัญหาที่เกิดขึ้นคือไม่สามารถตรวจเช็คสินค้าและจำนวนสินค้า รวมถึงไม่สามารถเข้าถึงลูกค้าในวงกลางได้  อีกทั้งมีปัญหาในเรื่องของการเบิกจ่ายและการสั่งซื้ออาจทำให้เกิดความซับซ้อนของข้อมูล เช็คย้อนหลังได้ยาก เพื่อลดปัญหาต่างๆลง ได้มีการเสนอโครงการพัฒนาระบบใหม่ขึ้นทางทีมงานได้รวมรวบข้อมูลจากผู้ใช้ที่เกี่ยวข้องและนำเสนอผู้บริหารจากนั้นจึงได้จำลองขั้นตอนการทำงานของระบบใหม่นำเสนอให้ผู้บริหารและผู้ใช้ระบบเพื่อตรวจสอบความถูกต้องและนำมาแก้ไขให้ตรงตามความต้องการ โดยมีแนวทางเลือกในการพัฒนาโครงการ 3 แนวทางคือ
             1.จัดซื้อซอฟแวร์สำเร็จรูป
             2.จ้างบริษัทภายนอกเพื่อพัฒนาระบบ

ทางเลือกในการนำระบบใหม่มาใช้ที่ดีที่สุด   

รูปที่ 3   ทางเลือกในการนำระบบใหม่มาใช้ที่ดีที่สุด

การเสนอแนวทางเลือกในการนำระบบใหม่มาใช้งาน

      ทางเลือกที่ 1 : การจัดซื้อซอฟต์แวร์สำเร็จรูป (Packaged Software) มีรายละเอียดดังตาราง
แนวทางเลือกที่ 1  จัดซื้อซอฟต์แวร์สำเร็จรูป

ตารางที่ 5   แนวทางเลือกที่ 1. การจัดซื้อซอฟต์แวร์สำเร็จรูป

การประเมินแนวทางเลือกที่ 1

ทางทีมงานได้ทำการประเมินผลแนวทางเลือกซอฟต์แวร์ที่เหมาะสม โดยกำหนดเกณฑ์การให้น้ำหนัก (คะแนน) เชิงปริมาณเปรียบเทียบไว้เป็น 4 ระดับ ดังนี้

น้ำหนักเท่ากับ 4 ช่วงคะแนน 100-90 เปอร์เซ็นต์ เกณฑ์ที่ได้ ดีมาก

น้ำหนักเท่ากับ 3 ช่วงคะแนน 89-70 เปอร์เซ็นต์ เกณฑ์ที่ได้ ดี

น้ำหนักเท่ากับ 2 ช่วงคะแนน 69-50 เปอร์เซ็นต์ เกณฑ์ที่ได้ พอใช้

น้ำหนักเท่ากับ 1 ช่วงคะแนน 49-30 เปอร์เซ็นต์ เกณฑ์ที่ได้ ปรับปรุง

ซึ่งผลจากการประเมิน โดยการให้น้ำหนักหรือคะแนนของทีมงาน ปรากฏผลดังตารางต่อไปนี้

ตารางการประเมินแนวทางเลือกที่ 1

สรุปผลการประเมินแนวทางเลือกที่ 1

ทางทีมงานได้สรุปผลการประเมินแนวทางเลือกและคัดเลือกใช้ซอฟต์แวร์ B มาพิจารณา เนื่องจากมีความเหมาะสมและตรงกับความต้องการมากที่สุด
ทางเลือกที่ 2 : ว่าจ้างบริษัทภายนอกเพื่อพัฒนาระบบ มีรายละเอียดดังตาราง

แนวทางเลือกที่ 2.จ้างบริษัทภายนอกเพื่อพัฒนาระบบ

ตารางที่ 6. แนวทางเลือกที่ 2. ว่าจ้างบริษัทภายนอกเพื่อพัฒนาระบ

การประเมินแนวทางเลือกที่ 2

        ทางทีมงานได้ทำการประเมินผลแนวทางเลือก ว่าจ้างบริษัทภายนอกเพื่อพัฒนาระบบ ที่เหมาะสม โดยกำหนดเกณฑ์การให้น้ำหนัก (คะแนน) เชิงปริมาณเปรียบเทียบไว้เป็น 4 ระดับ ดังนี้

น้ำหนักเท่ากับ 4 ช่วงคะแนน 100-90 เปอร์เซ็นต์ เกณฑ์ที่ได้ ดีมาก

น้ำหนักเท่ากับ 3 ช่วงคะแนน 89-70 เปอร์เซ็นต์ เกณฑ์ที่ได้ ดี

น้ำหนักเท่ากับ 2 ช่วงคะแนน 69-50 เปอร์เซ็นต์ เกณฑ์ที่ได้ พอใช้

น้ำหนักเท่ากับ 1 ช่วงคะแนน 49-30 เปอร์เซ็นต์ เกณฑ์ที่ได้ ปรับปรุง

ตารางการประเมินแนวทางเลือกที่ 2

สรุปผลการประเมินแนวทางเลือกที่ 2

ทางทีมงานได้สรุปผลการประเมินแนวทางเลือกและคัดเลือก จ้างบริษัทบริษัท rightsoftcorp พัฒนาระบบ   มาพิจารณา เนื่องจากมีความเหมาะสมและตรงกับความต้องการมากที่สุด

ข้อเสนอแนะแนวทางเลือกทั้ง 2 แนวทาง

แนวทางเลือกที่ 1 การจัดซื้อซอฟต์แวร์สำเร็จระบบ B

ข้อดี  ระบบมีความสามารถพัฒนาระบบได้ตรงตามข้อกำหนดคุณสมบัติทางเทคนิคและความต้องการของบริษัทที่ได้จัดทำไว้ราค่ามาต้นทุน/ค่าบำรุงรักษาระบบไม่สูงมากนัก

ข้อเสีย ระบบไม่สามารถปรับแต่งได้ตามความต้องการแต่ก็ไม่กระทบองค์กรใช้ระยะเวลาในการติดตั้งและฝึกอบรมการใช้งานนาน

 แนวทางเลือกที่ 2 การจ้างบริษัท rightsoftcorp เพื่อพัฒนาระบบ B

ข้อดี ระบบมีความสามารถพัฒนาระบบได้ตรงตามข้อกำหนดคุณสมบัติทางเทคนิคและความต้องการของบริษัทที่ระบบยังมีความยืดหยุ่นในปรับแต่งได้ตามความต้องการโดยไม่กระทบองค์กรสามารถพัฒนาไปยังอนาคตข้างหน้าได้ใช้ระยะเวลาติดตั้งและฝึกอบรมการใช้งานน้อย

ข้อเสีย ราค่าต้นทุน/ค่าบำรุงรักษาระบบค่อนข้างสูง

ผลจากการพิจารณาแนวทางเลือกของทีมงานจากทั้งสามแนวทางจะนำเสนอเข้าสู่การพิจารณาของผู้บริหารเพื่อพิจารณาเลือกแนวทางตามที่ได้นำเสนอจากทีมงานพัฒนาพร้อมข้อเสนอแนะในแต่ละแนวทางเลือกหลักทั้งสอง โดยมีรายละเอียดดังตารางต่อไปนี้

ผู้บริหารเลือกแนวทางที่ดีที่สุด

                หลังจากหัวหน้าทีมงานได้เสนอแนวทางเลือก โดยจัดทำข้อมูลเปรียบเทียบและข้อเสนอแนะแก่ทีมผู้บริหาร โดยใช้กฎเกณฑ์การให้น้ำหนัก (คะแนน) ดังตารางต่อไปนี้

ตารางเปรียบเทียบการพิจารณาแนวทางเลือกทั้งสามแนวทาง

สรุปผลการประเมินโดยทีมงานผู้บริหาร

ทางทีมงานผู้บริหารได้พิจารณาตัดสินใจเลือกแนวทางใช้การจัดซื้อซอฟต์แวร์สำเร็จรูปเนื่องจากมีความเหมาะสมและตรงกับความต้องการมากที่สุด นอกจากจะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการดำเนินงานและมีความคุ้มค่าในการลงทุน 

ขั้นตอนที่ 2

การเริ่มต้นและวางแผนโครงการ

เป้าหมาย

                นำระบบการขายมาใช้งานในบริษัทเพื่อตอบสนองความต้องการและสร้างความพึงพอใจให้แก่ลูกค้าเสมือนลูกค้าเป็นพี่น้องของเราและใช้เป็นระบบที่ใช้ในการขายสินค้า

วัตถุประสงค์

                เพื่อนำระบบใหม่มาแก้ไขปัญหาต่างๆให้มากที่สุดและเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน และความทันสมัยของระบบเพื่อนทันต่อการใช้งานรวมไปถึงตรวจสอบสินค้าให้ได้มาตรฐาน ถูกต้อง ว่องไวตรงตามความต้องการ และพัฒนาให้เป็นระบบงานขายที่สามารถตอบสนองความต้องการของผู้ใช้ได้  ได้อย่างมีประสิทธิ์ภาพ

ขอบเขตของระบบ

                โครงการพัฒนาระบบการขายได้มีการจัดทำขึ้นโดย ใช้ทีมงานเดิมพัฒนาและติดตั้งระบบมารับผิดชอบโครงการ พร้อมกันนี้ได้กำหนดขอบเขตของระบบนี้มีรายละเอียดดังต่อไปนี้

·       ระบบจะต้องรองรับการทำงานแบบ  Multi-User  ได้

·       ระบบจะต้องใช้งานง่ายและสะดวก

·       ระบบจะต้องแบ่งการทำงานอย่างชัดเจน  แต่ข้อมูลสามารถเชื่อมโยงกันได้

·       ระบบจะต้องเกิดข้อผิดพลาดน้อยที่สุดต่อการทำงาน 

·       ระบบจะต้องมีความถูกต้องและแม่นยำมากที่สุด

ปัญหาที่พบจากระบบเดิม

·       เอกสารมีจำนวนมาก  ทำให้การจัดเก็บไม่เป็นระเบียบ 

·       ข้อมูลมีความแตกต่าง  เนื่องจากในการให้ข้อมูลของลูกค้าแต่ละครั้งมีความเปลี่ยนแปลง

·       เป้าหมายของบริษัทไม่เป็นไปตามความต้องการของลูกค้า

·       การเก็บรวบรวมข้อมูลของลูกค้าและการค้นหาข้อมูลของลูกค้าเกิดความซ้ำซ้อน

·       ข้อมูลที่ได้ไม่มีความชัดเจนและแน่นอน

·       เนื่องจากเป็นระบบที่มีการเปลี่ยนแปลงของข้อมูลอยู่ตลอดเวลาทำให้ข้อมูลเกิด        ความเสียหายและสูญหายได้

·       ยากต่อการหาข้อมูล

·       การทำงานของพนักงานแต่ละฝ่ายไม่มีความแน่นอน

ความต้องการในระบบใหม่ 

·       ความรวดเร็วของระบบใหม่ในการทำงาน

·       สามารถเก็บ  และตรวจสอบข้อมูลลูกค้า สินค้าได้

·       สามารถเพิ่ม แก้ไข  เปลี่ยนแปลงข้อมูลของสินค้าและข้อมูลลูกค้าได้

·       สามารตรวจเช็คสินค้าที่ลูกค้าต้องการจองได้

ประโยชน์ที่ได้รับจากระบบใหม่

·       ลดความซ้ำซ้อนกันของการทำงาน

·       ลดระยะเวลาในการทำงาน

·       ข้อมูลมีความถูกต้องแม่นยำและไม่ซ้ำซ้อน

·       การทำงานมีประสิทธิภาพมากขึ้น

แนวทางในการพัฒนา

การพัฒนาระบบ เป็นการพัฒนาระบบในส่วนของการขายและในส่วนอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้องเช่น   สั่งซื้อสินค้า การตรวจสต็อกสินค้า ซึ่งบางครั้งการทำงานขั้นตอนต่าง ๆ อาจจะมีเอกสารหรือข้อมูลที่ซับซ้อนหลายขั้นตอน  ดังนั้นจึงได้มีการวิเคราะห์ระบบใหม่เพื่อความสะดวกและมีประสิทธิภาพในการทำงาน   เมื่อพิจารณาถึงขั้นตอนการดำเนินงานให้เหมาะสมกับบริษัทแล้วสามารถแบ่งได้ทั้งหมด  7 ขั้นตอน                   

  1. การค้นหาและเลือกสรรโครงการ

                2. การเริ่มต้นและการวางแผนโครงการ

                3. การวิเคราะห์ระบบ

                4. การออกแบบเชิงตรรกะ

                5. การออกแบบเชิงกายภาพ

                6. การพัฒนาและติดตั้งระบบ

                7. การซ่อมบำรุงระบบ

ขั้นตอนที่  1 การค้นหาและเลือกสรรโครงการ ( Project Identification and Selection )

                เป็นขั้นตอนในการค้นหาโครงการเพื่อพัฒนาระบบใหม่ให้เหมาะสมกับระบบเดิมหรือให้เหมาะสมกับองค์กรที่มีการเปลี่ยนแปลงหรือต้องการระบบเพื่อนำมาใช้ในการบริหารงานในส่วนที่เกิดความบกพร่องของบริษัท  เพื่อให้เกิดประสิทธิภาพมากที่สุดในการทำงานขององค์กร

                ดังนั้นจึงได้ยกตัวอย่างบริษัทที่ต้องการพัฒนาระบบคือบริษัทสวีทตี้ ข้อมูลดังที่กล่าวมาแล้วข้างต้น  ในส่วนของระบบที่ต้องการแก้ไขคือ 

·       การสั่งซื้อสินค้า

·       การเช็คสินค้าที่ลูกค้าต้องการสั่ง

·       การจัดเก็บข้อมูลของลูกค้าและข้อมูลการสั่งซื้อสินค้า

ขั้นตอนที่  2  การเริ่มต้นและวางแผนโครงการ

                เป็นขั้นตอนในการเริ่มต้นทำโครงการด้วยการเริ่มต้นจัดตั้งทีมงาน    ซึ่งเราจะต้องกำหนดหน้าที่ให้กับทีมงานแต่ละคนอย่างชัดเจนเพื่อร่วมกันสร้างแนวทางเลือกในการนำระบบใหม่มาใช้งานและนอกจากขั้นตอนดังกล่าวแล้วยังมีขั้นตอนอื่นอีกมากที่เกี่ยวข้องซึ่งเราสามารถสรุปกิจกรรมในขั้นตอนนี้ได้ดังนี้

·       เริ่มต้นทำโครงการ ก่อนเริ่มทำโครงการเราควรศึกษาระบบเดิมในการทำงานก่อน

·       กำหนดวัตถุประสงค์หรือทางเลือกในการนำระบบใหม่มาใช้

·       วางแผนการทำงานของระบบใหม่ 

ขั้นตอนที่  3  การวิเคราะห์

1.ศึกษาขั้นตอนการทำงานของระบบเดิม  ดูว่าการทำงานของบริษัท  มีการนำเทคโนโลยีสารสนเทศมาใช้อย่างไรและเหตุใดจึงต้องมีการเปลี่ยนแปลงระบบเดิม  และระบบที่เปลี่ยนแปลงนี้จะเปลี่ยนในส่วนของระบบการสั่งจองสินค้า

2.การรวบรวมความต้องการในระบบใหม่จากผู้ใช้ระบบ  ศึกษาหรือสอบถามข้อมูลของระบบเดิมจากพนักงานหรือผู้ใช้ระบบ

3.จำลองแบบความต้องการที่รวบรวมได้    เมื่อเรารวบรวมข้อมูลมาได้แล้ว   ก็สามารถออกแบบจำลองดังกล่าวได้   ด้วยวิธีการใดก็ได้ที่นักวิเคราะห์ระบบนำมาใช้ในการทำงานของระบบ

ขั้นตอนที่  4  การออกแบบเชิงตรรกะ
                 เป็นการออกแบบขั้นตอนการทำงานของระบบในแต่ละส่วนงานหรือแต่ละแผนกของงาน  ซึ่งในการออกแบบระบบระบบงานที่ได้ในแต่ละงานจะไม่เหมือนกันซึ่งอาจจะมีแบบฟอร์มหรือผลลัพธ์ที่ได้เมื่อเราวิเคราะห์ระบบงานเสร็จเรียบร้อยแล้ว
ขั้นตอนที่  5  การออกแบบเชิงกายภาพ
                ในขั้นตอนนี้เป็นการทำงานของระบบในส่วนของเทคนิคของโปรแกรมหรืออุปกรณ์ต่าง ๆ ที่นำมาใช้ในการปรับปรุงระบบอาจจะเป็นระบบเครือข่าย  ฐานข้อมูล  โปรแกรมสำเร็จรูป  เพื่อให้ผู้ใช้งานระบบสามารถเข้าใจขั้นตอนการทำงานมากขึ้น และมีความรวดเร็ว  ซึ่งสิ่งที่ได้ในส่วนนี้จะเป็นแค่การออกแบบหลังจากนั้นจะทำการส่งให้โปรแกรมเมอร์ต่อไป
ขั้นตอนที่   6   การพัฒนาและติดตั้งระบบ
          ขั้นตอนนี้จะนำข้อมูลเฉพาะในส่วนที่ต้องการออกแบบของระบบมาทำการเขียนโปรแกรม  เพื่อให้เป็นไปตามคุณลักษณะที่ต้องการของระบบงานใหม่  อาจนำโปรแกรมที่เขียนสำเร็จรูปแล้วมาใช้งานในระบบก็ได้ หรือจัดทำโปรแกรมขึ้นมาเอง แต่อาจจะมีความยุ่งยากไปหน่อย  หลังจากเขียนโปรแกรมแล้วเราก็ควรทำการทดลองว่าโปรแกรมใช้งานได้เหมาะสมกับการทำงานของบริษัทหรือไม่  ซึ่งในขั้นตอนนี้มีกระบวนการทำงานดังนี้
                1. เขียนโปรแกรม
                2. ทดสอบโปรแกรม
                3. ติดตั้งระบบ
                4. จัดทำเอกสาร สรุปผลการทำงานของระบบ

 ขั้นตอนที่   7   การซ่อมบำรุงระบบ

                อาจจะเป็นขั้นตอนสุดท้ายในการปรับปรุงระบบ  เพราะหลังจากได้ระบบใหม่มาแล้ว  เราก็นำเอาระบบที่ได้มานี้ทำการแก้ไขหากระบบที่ได้มาเกิดข้อผิดพลาด

แผนการดำเนินงานของโครงการ

                แผนการดำเนินงานของโครงการที่ต้องการวิเคราะห์ระบบที่มีการเปลี่ยนแปลง  คือ ระบบการขายสินค้า  และส่วนอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้องมีดังต่อไปนี้

                -  ทีมงานผู้รับผิดชอบโครงการ

                -  ประมาณการใช้ทรัพยากร

                -  ประมาณการใช้งบประมาณ

                -  ประมาณระยะเวลาดำเนินงาน

1. ทีมงานรับผิดชอบโครงการ

                ทีมงานผู้รับผิดชอบโครงการที่จะได้รับมอบหมาย คือ บุคลากรแผนกคอมพิวเตอร์ทั้ง  2 คน จะดำรงตำแหน่งหน้าที่ที่ได้รับมอบหมาย ดังต่อไปนี้

                - นักวิเคราะห์และออกแบบระบบ ทำหน้าที่ในการวิเคราะห์และออกแบบระบบ ตลอดจนเก็บรวบรวมข้อมูลและติดต่อประสานงานระหว่างผู้ใช้กับทีมโปรแกรมเมอร์ จัดทำเอกสารของระบบ ทดสอบโปรแกรมของระบบ และอื่นๆที่เกี่ยวข้อง

                - โปรแกรมเมอร์ ทำหน้าที่ในการเขียนและติดตั้งโปรแกรมของระบบ รวมทั้งทดสอบโปรแกรมและพัฒนาตัวต้นแบบเพื่อสอบถามความคิดเห็นและผลการตอบรับจากผู้ใช้ระบบ

2. ประมาณการใช้แหล่งทรัพยากร
ปัจจุบันทางบริษัทใช้ระบบเครือข่าย LAN อยู่แล้วมีรายละเอียดต่อไปนี้
                1.เครื่องแม่ข่าย server จำนวน 1 เครื่อง
                2.เครื่องลูกข่าย (Workstation) จำนวน20 เครื่อง
                3.เครื่องพิมพ์ (Printer) 6เครื่อง

                4. อุปกรณ์ต่อพวง 7 ชุด (ตามความเหมาะสม)

ตารางที่ 7   การบริหารงาน

สรุปแล้วงบประมาณที่ใช้พอสรุปในของแต่ละฝ่ายได้ดังนี้

1.ผู้จัดการ

ค่าตอบแทนสำหรับทีมงานพัฒนา

                นักวิเคราะห์และออกแบบระบบโปรแกรมเมอร์                                    190,000                บาท

2.พนักงาน

                ฝึกอบรมพนักงานและผู้บริหาร 10 คน                                                   2,100                    บาท

                วันฝึกอบรมผู้ดูแลระบบ                                                                          1,000                    บาท

3.จัดชื้ออุปกรณ์คอมพิวเตอร์ซอฟต์แวร์:

                เครื่องคอมพิวเตอร์ที่ใช้เป็นworkstation                                                 80,500                   บาท     

                อื่นๆ                                                                                                        15,000                   บาท
4.ค่าใช้จ่ายระหว่างดำเนินงาน

                ค่าบำรุงระบบ                                                                                           65,000                   บาท
                จัดชื่อเก็บข้อมูลสำรอง                                                                             2,500                     บาท

                                                                           รวม                                                356,100                 บาท

ประมาณการระยะเวลาดำเนินงาน

               ระยะเวลาการดำเนินงานของโครงการระบบการขาย จะใช้เวลาประมาณ 30 วัน ตั้งแต่วันที่ 1 กุมภาพันธ์ 2556 ถึง 1 มีนาคม 2556 เป็นระยะเวลาในการดำเนินงานของการพัฒนาระบบการขายของบริษัท

ระยะเวลาดำเนินงาน

·   จำนวนชั่วโมงจริงในการทำงานในแต่ละวัน หรือส่วนหนึ่งของการประมาณระยะเวลาที่กำหนดไว้ นั่นคือ 8 ชั่วโมงต่อวัน ไม่รวมช่วงพักเที่ยง

·       เฉพาะวันทำการ คือวันจันทร์-ศุกร์ ไม่นับวันหยุดนักขัตฤกษ์และวันเสาร์-อาทิตย์

รายงานสรุปผลสำหรับผู้บริหาร
            จากการที่ได้ศึกษาโครงการส่งเสริมการขายปัญหาที่พบในระบบ ซึ่งอาจจะส่งผลต่อการปฏิบัติงานของบริษัท พนักงาน และอาจจะส่งผลต่อลูกค้า เพื่อเป็นการเพิ่มประสิทธิภาพของการปฏิบัติงาน ในด้านการบริการ และทางระบบสารสนเทศ ทางบริษัทจึงต้องจัดทำแผนพัฒนาระบบใหม่ขึ้น เพื่อที่จะนำไปพัฒนา

ขั้นตอนที่ 3
การกำหนดความต้องการของระบบ
(System Requirements Determination)   

การกำหนดความต้องการของระบบ 

             เมื่อระบบการขายได้รับการอนุมัติจากการนำเสนอโครงการในขั้นตอนที่ผ่านมา  และได้มีการเก็บรวบรวมข้อมูลในเบื้องต้นเพื่อค้นหาปัญหาที่เกิดขึ้นมาบ้างแล้ว  ในขั้นตอนการวิเคราะห์ระบบ  จึงเริ่มต้นด้วยการเก็บรวบรวมข้อมูลเพิ่มเติม  ซึ่งรวมทั้งรายละเอียดในการทำงานในปัจจุบันและความต้องการในระบบใหม่  เพื่อแก้ปัญหาที่เกิดขึ้นจากระบบเดิม

                    ในการกำหนดความต้องการครั้งนี้  ทีมงานเลือกใช้วิธีการออกแบบสอบถา(Questionnaire)  สำหรับวิธีการออกแบบสอบถาม   ทีมงามสามารถกำหนดคำถามที่ต้องการได้ตรงประเด็นเหมาะกับผู้จัดการแผนกที่มีเวลาให้สัมภาษณ์น้อยและผู้ตอบแบบสอบถามมีอิสระในการให้คำตอบ       ซึ่งบุคคลที่ทางทีมงานเลือกที่จะออกแบบสอบถามมีดังนี้ 

ออกแบบสอบถาม (Questionnaire)   บุคคลที่ตอบแบบสอบถาม คือ  ผู้จัดการแผนกต่าง ๆ การใช้แบบสอบถามเพื่อเก็บข้อมูลในส่วนที่ต้องการพัฒนา  เนื่องจากทีมงานสามารถควบคุมหัวข้อคำถามที่ต้องการรายละเอียดได้มากกว่าการสัมภาษณ์  ไม่ต้องมีการจดบันทึก  ดังเช่น  วิธีการสัมภาษณ์  ซึ่งจะทำให้เสียเวลามาก  ไม่รวบกวนเวลาของผู้จัดการมากนัก  สามารถเก็บข้อมูลได้มาก  ตามการตั้งคำถามในแบบสอบถามอีกทั้งผู้ตอบแบบสอบถามจะรู้สึกมีอิสระในการให้ข้อมูลดังตัวอย่าง

ตัวอย่างแบบสอบถาม

แบบฟอร์มที่ 1  แบบสอบถามเพื่อการเก็บรวบรวมข้อมูล

                จากการที่ทีมงานได้เก็บรวบรวมข้อมูลของระบบเดิม ด้วยวิธีการออกแบบสอบถาม สามารถสรุปข้อมูลที่ได้รับดังนี้
                1. ข้อมูลระบบคอมพิวเตอร์ของระบบเดิม
                2. ความต้องการในระบบใหม่
                3. ตัวอย่างเอกสาร แบบฟอร์ม และรายงายของระบบเดิม
1. ข้อมูลระบบคอมพิวเตอร์ของระบบเดิม ทางบริษัทใช้ระบบเครือข่าย LAN ประกอบด้วย
                1.1 เครื่องแม่ข่าย จำนวน 1 เครื่อง ใช้ซอฟต์แวร์เครือข่าย Windows  Server 2007
                1.2 เครื่องลูกข่าย จำนวน 20 เครื่อง ใช้ระบบปฏิบัติการ Windows XP 5 เครื่อง Windows7 15 เครื่อง และซอฟต์แวร์สำเร็จรูป
                - แผนกการขายใช้ซอฟต์แวร์ Microsoft Excel 2007 ในการคำนวณยอดขายสินค้าของแต่ละวัน
                - แผนกบัญชีใช้ซอฟต์แวร์สำหรับงานบัญชี AccStar และใช้Microsoft Excel 2007 สำหรับคำนวณเงินยอดการสั่งซื้อ สั่งเบิกสินค้า
                - แผนกฝ่ายบุคคล ใช้โปรแกรมสำเร็จรูป CRM ในการคิดคำนวณเงินเดือนของพนักงาน
                - แผนกคลังสินค้า ใช้ซอฟต์แวร์Microsoft Excel 2007ในการคำนวณยอดการเบิกจ่ายของมาใช้ และจำนวนของในสต็อกสินค้า พร้อมพิมพ์รายการสั่งซื้อ

                -แผนกประชาสัมพันธ์ ใช้ซอฟแวร์ Microsoft Power Point 2007 ในการประชามสัมพันธ์ ข้อมูลข่าวสาร

                -แผนกผลิตสินค้าใช้ซอฟต์แวร์Microsoft Excel 2007ในการเช็คสินค้าที่จะใช้ผลิตและพิมพ์รายการสินค้าที่ผลิตแล้ว

                -แผนกควบคุมคุณภาพใช้ซอฟต์แวร์Microsoft word 2007 ในการพิมพ์รายการตรวจสอบคุณภาพ
               1.3 อุปกรณ์ต่อพ่วง ได้แก่ เครื่องพิมพ์เลเซอร์จำนวน 3 เครื่อง เครื่องพิมพ์อิงค์เซท 2 เครื่องเครื่องถ่ายเอกสาร 1 เครื่อง

1.4  อุปกรณ์อื่นๆ ตัวปล่อยสัญญาณ Wi-Fi จำนวน 3 ชุด

2. ความต้องการในระบบใหม่

                2.1 สามารถสั่งซื้อสินค้าได้อย่างถูกต้องครบถ้วน

                2.2 สามารถเพิ่มการสั่งซื้อสินค้าได้ง่าย รวดเร็ว
                2.3ข้อมูลในระบบสามารถเชื่อมโยงไปยังแผนกอื่นๆได้ แต่จะต้องทำการเข้า Login ก่อน
                2.4สามารถเช็คดูจำนวนสินค้าในสต๊อกได้
                2.5 สามารถค้นหาข้อมูลของลูกค้าได้สะดวกรวดเร็วยิ่งขึ้น

ความต้องการของผู้ใช้กับระบบงานใหม่
         จากการรวบรวมความต้องการของระบบใหม่ทำให้ทีมงานได้ข้อมูลเพิ่มเติม จึงได้นำมาวิเคราะห์หาขั้นตอนการทำงานของระบบใหม่ตามความต้องการดังนี้
                1. สามารถเรียกดูข้อมูลได้รวดเร็วขึ้น
                2. สามารถแก้ไข ปรับปรุงข้อมูลได้โดยสะดวก
                3. เพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน
                4. พนักงานทุกฝ่ายสามารถใช้ข้อมูลร่วมกันได้
                5. มีการใช้งานที่ง่ายไม่สับซ้อน

                6. มีการพิมพ์ใบสั่งซื้อสินค้า 

ขั้นตอนที่ 4

แบบจำลองขั้นตอนการทำงานของระบบ(Process  Modeling)
จำลองขั้นตอนการทำ งานของระบบ
(System Requirement Structuring)

                หลังจากโครงการพัฒนาระบบงานฝ่ายบัญชี ได้รับการอนุมัติแล้ว ทีมงานพัฒนาระบบจึงได้วิเคราะห์ความต้องการของระบบใหม่ที่รวบรวมมาได้จากผู้ใช้ระบบโดยสามารถจำลองได้ด้วยแผนภาพกระแสข้อมูล ดังนี

Comtext Diagram

อธิบาย Context  Diagram

ลูกค้า

ลูกค้าจะส่งรายการสินค้าที่ซื้อไปยังระบบ และระบบจะทำการส่งใบเสร็จไปให้ลูกค้า

ตัวแทนขาย

ตัวแทนชายจะส่งในเสร็จของไปยังระบบและระบบจะทำการส่งข้อมูลใบสั่งซื้อสินค้าไปให้ตัวแทนขาย

พนังงาน

พนักงานจะส่งข้อมูลพนักงานไปยังระบบ และระบบจะทำการส่งรายงานข้อมูลพนักงานไปให้พนักงานพนักงานจะส่งข้อมูลลูกค้าไปยังระบบและระบบจะทำการส่งรายงานลูกค้าไปให้พนักงาน                       

พนักงานจะส่งข้อมูลสินค้าไปยังระบบและระบบจะทำการส่งรายงานข้อมูลสินค้าคงเหลือไปให้พนักงา    

ผู้จัดการ

ผู้จัดการส่งยอดขายสินค้าไปยังระบบและระบบจะทำการส่งรายงานข้อมูลที่สั่งซื้อสินค้าและรายงานยอดขายสินค้าไปให้ผู้จัดการ

DFD  LEVEL    0   

อธิบาย Level 0

1.ระบบข้อมูล

2.ระบบขายสินค้า

3.ระบบจัดทำรายงาน

4.ระบบสั่งซื้อสินค้า

1.ระบบข้อมูล                                                                                                                                                                                                               

พนักงาน

พนักงานส่งข้อมูลสินค้า ข้อมูลลูกค้า ข้อมูลพนักงานไปยังระบบ ระบบก็จะทำการส่งข้อมูลลูกค้าไปยังแฟ้มลูกค้าและแฟ้มลูกค้าจะทำการเก็บข้อมูลลูกค้าไว้ในระบบข้อมูล ระบบข้อมูลจะส่งข้อมูลพนักงานไปยังแฟ้มพนักงานและแฟ้มพนักงานจะทำการเก็บข้อมูลพนักงานไว้ในระบบ ระบบข้อมูลจะทำการส่งข้อมูลประเภทไปยังแฟ้มประเภท และแฟ้มประเภทจะทำการเก็บข้อมูลประเภทไว้ในระบบ ระบบข้อมูลจะทำการส่งข้อมูลสินค้าไปยังแฟ้มสินค้าและแฟ้มสินค้าจะทำการเก็บข้อมูลสินค้าไว้ในระบบ

2.ระบบขายสินค้า

แฟ้มลูกค้าทำการส่งข้อมูลลูกค้าไปยังระบบ แฟ้มพนักงานส่งข้อมูลพนักงานไปยังระบบ แฟ้มประเภทส่งข้อมูลประเภทไปยังระบบ แฟ้มสินค้าทำการส่งข้อมูลลูกค้าไปยังระบบ ระบบจะทำการเก็บข้อมูลสินค้าไว้ในแฟ้มสินค้า

ลูกค้า – ลูกค้าส่งรายการสินค้าที่ซื้อไปยังระบบ ระบบจะทำการจัดเก็บข้อมูลรายละเอียดการขายไปยังแฟ้มรายละเอียดการขาย ระบบจะทำการจัดเก็บข้อมูลการขายสินค้าไปยังแฟ้มใบเสร็จรับเงิน

3.ระบบจัดทำรายงาน

แฟ้มลูกค้าจะส่งข้อมูลลูกค้าไปยังระบบ แฟ้มพนักงานจะส่งข้อมูลพนักงานไปยังระบบ แฟ้มประเภทจะส่งข้อมูลประเภทไปยังระบบ แฟ้มสินค้าจะส่งข้อมูลสินค้าไปยังระบบ แฟ้มใบเสร็จรับเงินจะส่งข้อมูลการขายสินค้าไปยังระบบ แฟ้มรายละเอียดการขายจะส่งข้อมูลรายละเอียดการขายไปยังระบบ ระบบจะทำการส่งใบเสร็จรับเงินไปยังลูกค้าและลูกค้าจะทำการส่งใบเสร็จรับเงินไปยังระบบ ระบบจะส่งรายงานข้อมูลสั่งซื้อและรายงานยอดขายสินค้าไปยังผู้บริการและผู้บริหารก็จะทำการส่งยอดขายสินค้าไปยังระบบ ระบบจะทำการส่งรายงานข้อมูลพนักงาน รายงานสินค้าคงเหลือและรายงานข้อมูลลูกค้าไปยังพนักงาน

4.ระบบสั่งซื้อสินค้า

แฟ้มพนักงานจะส่งข้อมูลพนักงานไปยังระบบ แฟ้มตัวแทนขายจะส่งข้อมูลผู้จำหน่ายไปยังระบบ ตัวแทนขายจะส่งใบสั่งของไปยังระบบและระบบจะทำการส่งข้อมูลใบสั่งซื้อสินค้าไปให้ตัวแทนขาย ระบบจะส่งข้อมูลไปยังแฟ้มสินค้าส่งข้อมูลสั่งซื้อไปยังแฟ้มสั่งซื้อสินค้าส่งรายละเอียดการสั่งซื้อไปยังแฟ้มร้ายละเอียดการสั่งซื้อสินค้า แฟ้มสั่งซื้อสินค้าจะส่งข้อมูลการสั่งซื้อไปยังระบบจัดทำรายงาน แฟ้มรายละเอียดการสั่งซื้อสินค้าจะส่งรายละเอียดการสั่งซื้อไปยังระบบจัดทำรายงาน

DFD  LEVEL    1  Of  Process  1     

อธิบาย DFD  LEVEL    1  Of  Process  1     

1.1      ตรวจสอบความถูกต้อง

1.2      แสดงข้อมูล

1.3      บันทึกข้อมูลที่ผ่านการตรวจสอบ

เป็นขั้นตอนตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลโดยจะทำการดึงข้อมูลลูกค้าจากแฟ้มข้อมูลลูกค้า ดึงข้อมูลพนักงานจากแฟ้มพนักงาน ดึงข้อมูลสินค้าจากแฟ้มสินค้า เพื่อนำมาประมวลผลความถูกต้องมาขั้นตอนแสดงข้อมูลหลังจากนั้นบันทึกข้อมูลที่ผ่านการตรวจสอบและส่งข้อมูลที่ผ่านการตรวจสอบไปยังพนักงาน

DFD  LEVEL    1  Of  Process  2

อธิบาย DFD  LEVEL    1  Of  Process  2

2.1 ตรวจสอบรายการสินค้าที่ต้องการซื้อ

2.2 แสดงรายละเอียดสินค้า

ขั้นตอนแรก เป็นขั้นตอนการตรวจสอบรายการสินค้าที่ต้องการซื้อโดยที่จะทำการดึงข้อมูลสินค้ามาจากแฟ้มสินค้าและราคาส่งสินค้าที่ต้องการซื้อมาตรวจสอบ เมื่อตรวจสอบรายการสินค้าที่ต้องการซื้อก็จะมาแสดงรายละเอียดสินค้าในขั้นตอนที่สองคือขั้นตอนแสดงรายละเอียดสินค้าหลังจากนั้นจะทำการส่งรายการสินค้าที่ต้องการซื้อจากขั้นตอนที่สองไปยังลูกค้า

 DFD  LEVEL    1  Of  Process  3 

อธิบาย DFD  LEVEL    1  Of  Process  3

3.1 ตรวจสอบข้อมูล

3.2 พิมพ์

จะมีขั้นตอนทั้งหมด 2 ขั้นตอน

ขั้นตอนที่ 1 ตรวจสอบข้อมูลโดยทำการดึงข้อมูลจากแฟ้มสินค้า ดึงข้อมูลลูกค้าจากแฟ้มลูกค้า ดึงข้อมูลการสั่งซื้อจากแฟ้มข้อมูลการสั่งซื้อสินค้าและผู้จัดการส่งยอดขายสินค้าไปตรวจสอบข้อมูลเมื่อตรวจสอบข้อมูลทั้งหมดแล้วก็จะทำการพิมพ์ข้อมูลใน

ขั้นตอนที่2 คือขั้นตอนพิมพ์ ขั้นตอนพิมพ์ก็จะดึงข้อมูลสินค้าจากแฟ้มสินค้า ดึงข้อมูลลูกค้าจากแฟ้มลูกค้า ดึงข้อมูลการสั่งซื้อจากแฟ้มข้อมูล การสั่งซื้อสินค้าและทำการรายงานยอดขายสินค้าที่จะต้องการไปยังผู้จัดการ

DFD  LEVEL    1  Of  Process  4

 อธิบาย DFD  LEVEL    1  Of  Process  4

4.1 ตรวจสอบข้อมูล

4.2 เลือกรายการสินค้า

4.3 รายละเอียดสินค้า

4.4 ยืนยันการสั่งซื้อ

4.5 บันทึก

4.6 พิมพ์

จะมีขั้นตอนทั้งหมด 6 ขั้นตอน

ขั้นตอนที่1 ตรวจสอบรหัสใบสั่งซื้อสินค้าโดยจะทำการดึงข้อมูลตัวแทนขายจากแฟ้มตัวแทนขายดึงข้อมูลสินค้าจากแฟ้มสินค้า ตัวแทนขายจะส่งเลขที่ใบสั่งซื้อรหัสพนักงาน มาตรวจสอบ เมื่อทำการตรวจสอบเรียบร้อยแล้ว ก็จะนำมาตรวจสอบเงื่อนไขการชำระเงินใน ขั้นตอนที่2 เมื่อตรวจสอบเงื่อนไขการชำระเงินแล้วก็จะนำมาแสดงรายละเอียดใน ขั้นตอนที่3 โดยขั้นตอนนี้จะทำการดึงข้อมูลรายละเอียดการสั่งซื้อจากแฟ้มรายละเอียดการสั่งซื้อสินค้า และส่งรายละเอียดการชำระเงินไปยังตัวแทนขาย เมื่อเสร็จแล้วจะทำการยืนยันการสั่งซื้อใน ขั้นตอนที่4 โดยขั้นตอนนี้จะทำการดึงข้อมูลสั่งซื้อสินค้า จากแฟ้มสั่งซื้อสินค้า และตัวแทนขายจะทำการยืนยันการสั่งซื้อ หลังจากนั้นจะมาทำการบันทึกใน ขั้นตอนที่5 โดยขั้นตอนนี้จะทำการบันทึกข้อมูลทั้งหมดไว้ที่แฟ้มรายละเอียดการสั่งซื้อสินค้าจากนั้นจะทำการพิมพ์ใน ขั้นตอนที่6 ขั้นตอนนี้จะทำการพิมพ์ในเสร็จ ใบส่งของไปยังตัวแทนขาย 

แสดงความสัมพันธ์ระหว่างสมาชิกกับสินค้า

1.  ความสัมพันธ์ระหว่างลูกค้ากับการขาย

สมาชิกหนึ่งคนสามารถซื้อสินค้าได้หลายครั้ง

รูปที่ 4 แสดงความสัมพันธ์ระหว่างสมาชิกกับการจอง

2.  ความสัมพันธ์ระหว่างผู้ดูแลระบบกับสมาชิก

ผู้ดูแลระบบหนึ่งคนดูแลสมาชิกได้หลายคน

รูปที่ 5  แสดงความสัมพันธ์ระหว่างผู้ดูแลระบบกับสมาชิก

3.  ความสัมพันธ์ระหว่างผู้ดูแลระบบกับการประกาศข่าว

ผู้ดูแลระบบหนึ่งคนสามารถประกาศข่าวได้หลายข่าว

รูปที่  6 แสดงความสัมพันธ์ระหว่างผู้ดูแลระบบกับการประกาศข่าว

4.  ความสัมพันธ์ระหว่างการขายกับการรับชำระเงิน

การขายหนึ่งครั้งสามารถได้รับชำระเงินได้หลายครั้ง

รูปที่ 7 แสดงความสัมพันธ์ระหว่างการขายกับการรับชำระเงิน

จากเงื่อนไขของความสัมพันธ์ข้างต้นนำมากำหนดประเภทความสัมพันธ์  

ขั้นตอนที่ 5

การออกแบบ User Interface

หน้าต่าง Login เพื่อเข้าสู่ระบบการขาย

หน้าต่างสมัครสมาชิกใหม่สำหรับผู้เข้าใช้งานครั้งแรก

หน้าต่างหน้าหลักแสดงส่วนต่างๆของระบบ

หน้าต่างรายชื่อลูกค้า สามารถเพิ่มข้อมูลและค้นหากข้อมูลลูกค้าที่ต้องการได้

หน้าต่างรายชื่อสินค้า แสดงหมวดหมู่สินค้า หมายเลขสินค้าและรายละเอียดสินค้าต่างๆที่ต้องการทราบ

หน้าต่างรายการขายสินค้า แสดงหมายเลขใบกำกับภาษี หมายเลขสินค้าและจำนวนเงิน

ขั้นตอนที่ 6
การพัฒนาและติดตั้งระบบ

    ทีมงานได้จัดทำ เอกสารคู่มือการใช้งานโปรแกรมของระบบจัดซื้อ เพื่อช่วยให้ผู้ใช้ระบบสามารถเข้าใจการทำ งานของโปรแกรมมากยิ่งขึ้น โปรแกรมระบบขายเป็นโปรแกรมที่ทำซึ่งประกอบด้วยระบบย่อยทั้งหมด 3 ส่วนได้แก่

1. รายชื่อลูกค้า มีหน้าที่ในการในการตรวจสอบชื่อลูกค้า พร้อมทั้งเพิ่มข้อมูล ลบข้อมูล และพิมพ์รายงาน

2. รายชื่อสินค้า มีหน้าที่ในการแจ้งยอดขายสินค้า นำเสนอสินค้า บอกรายละเอียดของสินค้าต่างๆ

3. รายการขายสินค้า เป็นระบบที่ออกใบเสร็จรับเงิน ใบรายการสินค้า เป็นต้นเป็นระบบทีจัดการข้อมูลสินค้า สามารถตรวจสอบการซื้อสินค้า สามารถสั่งซื้อสินค้าได้ง่ายมากขึ้น และเก็บรวบรวมข้อมูลในเรื่อง

ขั้นตอนที่ 7
ซ่อมบำรุง

                การซ่อมบำรุงนั้นจะขึ้นอยู่กับผู้พัฒนาระบบว่าระบบนั้นมีปัญหาอะไรบ้างจะอยู่ในความดูแลของผู้พัฒนาระบบมีการดูแลระบบอย่างต่อเนื่องเมื่อระบบมีปัญหาทางผู้พัฒนาระบบจะทำการซ่อมแซมระบบอย่างรวดเร็ว